Ø Pengertian Laporan
Kegiatan
Laporan kegiatan
adalah suatu ikhtisar tentang hal ikhwal pelaksana suatu kegiatan, yang harus
disampaikan oleh pembina kepada pihak yang memberi tugas sebagai
pertanggungjawaban.
Ø
Pentingnya Laporan Kegiatan
Laporan kegiatan
merupakan alat yang penting untuk :
a. Dasar penentuan
kebijakan dan pengarahan pimpinan.
b. Bahan penyusunan
rencana kegiatan berikutnya.
c. Mengetahui
perkembangan dan proses peningkatan kegiatan.
d. Data sejarah
perkembangan satuan yang bersangkutan dan lain-lain.
Ø
Macam Laporan Kegiatan
a. Ditinjau dari cara
penyampaian, terdapat :
1) Laporan lisan,
disampaikan secara lesan, biasanya dilakukan hal-hal yang perlu segera
disampaikan laporan lisan dapat dengan tatap muka, lewat telepon , wawancara
dan sebagainya.
2) Laporan tertulis,
disampaikan secara lengkap dalam bentuk tulisan.
b. Ditinjau dari
bahasa yang digunakan, terdapat :
1) Laporan yang
ditulis secara populer, yang menggunakan kata-kata sederhana, kadang-kadang
diselingi dengan kalimat humor / lucu.
2) Laporan yang
ditulis secara ilmiah, sebagai hasil peneliti. Biasanya isinya singkat tetapi
padat dan sistimatis serta logis.
c. Ditinjau dari
isinya, dapat dibedakan :
1) Laporan kegiatan,
misalnya pelaksanaan perkemahan, pelaksanaan ujian SKU, SKK, Pramuka Garuda.
2) Laporan perjalanan,
misalnya laporan wisata, pengembaraan, penjelejahan dan sebagainya.
3) Laporan keuangan,
menyangkut masalah penerimaan dan penggunaan uang.
Ø
Sistimatika Laporan
Hendaknya laporan
lengkap, dapat menjawab semua pertanyaan mengenai : apa ( what ), mengapa (why), siapa (Who), dimana (where), kapan (when), bagaimana (how). Urutan isi laporan sebaiknya diatur,
sehingga penerima laporan dapat mudah memahami. Urutan isi laporan antara lain
sebagai berikut :
1. Pendahuluan
Pada pendahuluan
disebutkan tentang :
a. Latar belakang
kegiatan.
b. Dasar hukum
kegiatan.
c. Apa maksud dan
tujuan kegiatan.
d. Ruang lingkup isi
laporan.
2. Isi Laporan
Pada bagian ini
dimuat segala sesuatu yang ingin dilaporkan antara lain :
a. Jenis kegiatan.
b. Tempat dan waktu
kegiatan.
c. Petugas kegiatan.
d. Persiapan dan
rencana kegiatan.
e. Peserta kegiatan.
f. Pelaksanaan kegiatan
(menurut bidangnya, urutan waktu pelaksanaan, urutan fakta / datanya).
g. Kesulitan dan
hambatan.
h. Hasil kegiatan.
i. Kesimpulan dan
saran penyempurnaan kegiatan yang akan datang.
3. Penutup
Pada kegiatan ini
ditulis ucapan terima kasih kepada yang telah membantu penyelenggaraan kegiatan
itu, dan permintaan maaf bila ada kekurangan-kekurangan. Juga dengan maksud apa
laporan itu dibuat.
Ø
Hal-hal yang perlu diperhatikan
Laporan diusahakan
agar :
a. Singkat dan padat.
b. Runtut atau
sistimatis.
c. Mudah dipahami
isinya.
d. Isinya lengkap.
e. Menarik
penyajiannya.
f. Berpegangan pada
fakta, data dan persoalannya.
g. Tepat pada
waktunya.
Ø
Lain – lain.
a. Dalam laporan dapat dilampirkan : photo-photo kegiatan, tanda
bukti, surat-surat keterangan dan sebagainya ( copy )
b. Untuk mempermudah penyusunan laporan sebaiknya tetap mengacu
pada proposal yang pernah diajukan.
c. Memberikan Laporan kegiatan dengan tembusan kepada satuan/
lembaga yang terkait. ( Mabi, Kwartir, Sponsor dll )